Possiamo mettere fine agli allegati Word

Questa traduzione potrebbe non essere aggiornata con le modifiche effettuate dopo il 2023-08-15 alla versione originale inglese.

di Richard Stallman

Non vi arrabbiate anche voi quando ricevete per posta elettronica un documento Word? Gli allegati Word sono fastidiosi, ma soprattutto impediscono alle persone di passare al software libero. Forse possiamo mettere fine a questa pratica, con un semplice sforzo collettivo. Tutto quello che dobbiamo fare è chiedere a chiunque ci mandi un file Word di riconsiderare il suo modo di fare.

La maggior parte degli utilizzatori di computer usa Microsoft Word. Questo è un problema per loro, perché Word è un programma proprietario, che nega ai suoi utenti la libertà di studiarlo, modificarlo, copiarlo e ridistribuirlo. Inoltre, visto che Microsoft cambia il formato dei file di Word ad ogni versione, i suoi utenti sono intrappolati in un meccanismo che li obbliga ad acquistare ogni aggiornamento, che desiderino cambiare o meno. Potrebbero anche scoprire, tra qualche anno, che i documenti Word che scrivono oggi non sono più leggibili con la versione di Word che staranno usando allora.

Ma questo è anche un comportamento dannoso per noi nel momento in cui, presumendo che anche noi usiamo Word, ci mandano documenti in Word (o chiedono a noi di mandarne a loro). Alcune persone pubblicano o spediscono documenti in formato Word. Alcune organizzazioni accettano file solo se in formato Word: una persona che conosco non ha potuto proporsi per un lavoro, perché i curricula dovevano essere presentati come file di Word. Addirittura, talvolta i governi impongono il formato Word al pubblico, il che è veramente oltraggioso.

Per noi, utilizzatori di sistemi operativi liberi, ricevere documenti Word è un fastidio. Ma l'impatto peggiore dello spedire documenti Word è sulle persone che potrebbero passare a sistemi liberi: queste persone esitano, perché sembra loro di aver bisogno di Word per poter leggere i file che ricevono. La pratica di usare il formato segreto di Word per lo scambio di documenti impedisce la crescita della nostra comunità e la diffusione della libertà. Mentre noi percepiamo un fastidio occasionale per aver ricevuto un documento Word, raramente ci rendiamo conto di questo danno continuo e persistente per la nostra comunità. Eppure questo avviene continuamente.

Molti utilizzatori di sistemi GNU che ricevono documenti Word cercano di trovare modi di gestirli. È possibile trovare del testo ASCII alquanto offuscato scrutando nel file. Oggi esiste del software libero in grado di leggere la maggior parte dei documenti Word, ma non tutti: il formato è segreto e non è stato completamente decodificato. Peggio ancora, Microsoft può cambiarlo in qualsiasi momento.

Il peggio è che lo ha già fatto. Microsoft Office 2007 utilizza un formato predefinito basato nel formato brevettato OOXML. Questo è ciò che Microsoft riuscì a far dichiarare “standard aperto” mediante la manipolazione politica e la corruzione dei comitati normativi. Il formato attuale non è del tutto OOXML, e non è del tutto documentato. Microsoft offre gratuitamente una licenza di brevetto per OOXML sotto condizioni che non consentono implementazioni libere. Di conseguenza stiamo iniziando a ricevere dei file di Word in un formato che con consente ai programmi liberi nemmeno di leggerli.

Se pensate al documento che avete ricevuto come ad un evento isolato, è naturale tentare di affrontare il problema per conto proprio e tentare di leggerlo. Ma quando lo si riconosce come un esempio di una pratica dannosa e sistematica, si impone un altro approccio. Trovare un modo per leggere il file è come alleviare un sintomo di una malattia cronica. Per curare la malattia, dobbiamo convincere le persone a non inviare o pubblicare documenti Word.

Di conseguenza ho preso l'abitudine di rispondere agli allegati Word con un messaggio educato, che spiega perché la pratica di spedire file di Word è male, e chiede al mittente di rispedire lo stesso materiale in un formato non segreto. Questo è molto meno faticoso che cercare di leggere il testo ASCII piuttosto offuscato del file Word. Ho visto che le persone normalmente capiscono il problema e molti mi dicono che non manderanno più file di Word a me o ad altri.

Se tutti lo facciamo, avremo un effetto molto più ampio. Chi non dà peso ad una singola richiesta educata, potrebbe cambiare opinione quando ne riceve molte da diverse persone. Potremmo riuscire a dare a non mandare file Word lo status di netiquette, se iniziamo a sollevare sistematicamente il problema con chiunque ci mandi un file di Word.

Per rendere questo sforzo efficiente, probabilmente vorrete preparare una risposta preconfezionata, che potrete mandare rapidamente ogni volta che sia necessario. Allego due esempi: la versione che ho usato di recente, e una nuova versione che spiega ad un utilizzatore di Word come convertire il file in altri formati utilizzabili. Ci sono anche diversi suggerimenti inviati da altri.

Se volete, potete usare queste risposte così come sono oppure personalizzarle, o scrivere le vostre. L'importante è che costruiate una risposta che si adatti alle vostre idee ed alla vostra personalità – se le risposte sono personali e non tutte uguali, la campagna sarà più efficace.

Queste risposte sono pensate per individui che inviano file di Word. Quando incontrate un'organizzazione che impone l'uso del formato Word, si impone un altro tipo di risposta; allora potete sollevare questioni di equità che non si applicano alle azioni di un individuo.

Alcune aziende chiedono l'invio del CV in formato Word. Sembra assurdo, ma alcune di queste aziende lo fanno anche quando cercano personale per un lavoro di software libero. Chiunque utilizzi quel metodo per posti di lavoro nel ambito del software libero non avrà molte probabilità di reclutare personale competente. Per aiutare a cambiare questa pratica, si può mettere un link a questa pagina nel proprio curriculum, accanto ai link ad altri formati del curriculum. Così, chiunque vada alla caccia di una versione Word del curriculum probabilmente leggerà questa pagina.

In questa pagina si parla degli allegati Word, dato che sono i più comuni. In ogni modo, lo stesso problema riguarda altri formati proprietari, come per esempio i formati PowerPoint ed Excel. Sentitevi liberi di adattare le risposte a seconda dei casi.

I numeri ci dicono che siamo in molti, quindi semplicemente con questo tipo di richieste possiamo fare la differenza.

Hai mandato un allegato nel formato Microsoft Word, un formato segreto e proprietario, e per questo motivo non posso leggerlo. Se mi mandi puro testo, HTML, o PDF, allora potrò leggerlo.

Mandare documenti in formato Word ha effetti negativi perché spinge le persone ad usare software Microsoft. Di fatto, diventi un puntello del monopolio di Microsoft. Questo specifico problema è un notevole ostacolo ad una più ampia adozione del sistema operativo GNU/Linux. Vorresti per favore riconsiderare l'uso del formato Word per comunicare con altre persone?

Chiarimento: posso aprire anche i file in formato ODF, ma personalmente non lo trovo comodo, quindi non ho elencato questa possibilità.

Hai mandato un allegato nel formato Microsoft Word, un formato segreto e proprietario, e per questa ragione non mi è facile leggerlo. Se mi mandi puro testo, HTML, o PDF, allora sarò in grado di leggerlo.

Distribuire documenti in formato Word è male per te e per gli altri. Non puoi essere sicuro di quale aspetto avrà il documento se qualcuno lo guarda con una versione di Word diversa, e potrebbe addirittura non essere leggibile del tutto.

Ricevere allegati Word è male per te perché possono trasportare dei virus (vedi https://en.wikipedia.org/wiki/Macro_virus). Spedire allegati Word è male per te perché un documento Word include normalmente informazioni nascoste sull'autore, che mettono chi lo sa in condizione di curiosare nelle attività dell'autore (magari nelle tue). È possibile che del testo che pensi di aver cancellato sia ancora presente, mettendoti in imbarazzo. Vedi http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm per maggiori informazioni.

Ma soprattutto, mandare documenti Word spinge le persone ad usare software Microsoft, e aiuta a negare loro la possibilità di scegliere. Di fatto, diventi un puntello del monopolio di Microsoft. Questo specifico problema è un ostacolo ad una più ampia adozione del software libero.

Vorresti per favore riconsiderare l'uso del formato Word per la comunicazione con altre persone?

Microsoft sta già cominciando a fare migrare gli utenti Word a una nuova versione del formato Word, basata su OOXML. Le sue specifiche sono lunghe 6000 pagine, e hanno una complessità tale che forse nessuno potrà mai implementarlo completamente, e non si può escludere che Microsoft possa citarvi per violazione di brevetto se ci provate. Se non volete essere parte di questo attacco contro l'interoperabilità, decidete di non usare il formato Word per scambiare documenti.

Entrambe le versioni del formato Word ammettono l'inclusione di malware.

Convertire un file in HTML usando Word è semplice. Apri il documento, clicca su File e poi Salva con Nome (Save As), e nel menù a tendina Tipo di File (Save As Type) in fondo alla finestra di dialogo scegli Documento HTML, o Pagina Web. Poi clicca su Salva (Save). Poi puoi allegare il tuo nuovo documento HTML invece del documento Word. Tieni conto che le versioni di Word cambiano in modi inconsistenti: se noti lievi differenze nei nomi delle voci di menù, fai delle prove.

Convertire in puro testo è quasi la stessa cosa. Invece di scegliere Documento HTML, scegli Solo Testo (Text Only) o Documento di Testo (Text Document) come Tipo di File (Save As Type).

É anche probabile che il tuo computer abbia qualche programma per convertire al formato PDF. Seleziona File, poi Stampa (Print). Dal menu a tendina seleziona la voce Crea Documento PDF (o qualche altra voce simile, dipende dal programma che utilizzi).

Per maggiori informazioni su questo argomento si veda https://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html.

Ecco un altro approccio, suggerito da Bob Chassell. Deve essere modificato per adattarlo al caso specifico, e richiede che si abbia un modo per estrarre il contenuto e vedere quanto è lungo.

Sono perplesso. Perché hai scelto di mandarmi 876,377 byte nel tuo recente messaggio, quando il contenuto è solo 27,133 byte?

Mi hai mandato cinque file nel formato non standard e gonfiato .doc, che è un formato segreto di Microsoft, invece che in puro testo, un formato internazionale, pubblico e più efficiente.

Microsoft può fare in modo (e lo ha fatto recentemente in Kenya e Brasile) che la polizia locale faccia rispettare leggi che proibiscono agli studenti di studiare il codice, proibiscono agli imprenditori di avviare nuove società, e proibiscono ai professionisti di offrire i loro servizi. Per favore, non dargli il tuo supporto.

John D. Ramsdell suggerisce di scoraggiare l'uso di allegati in formato Microsoft Word e PowerPoint con una breve nota nel proprio file .signature:

Per favore non mandatemi allegati in Word o PowerPoint.
Si veda https://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html

Qui una lettera di risposta ad una email con allegato Word.

Kevin Cole della Gallaudet University di Washington invia questa risposta automatica ogni volta che riceve un allegato Word.